e-Fatura, ödemeyi tahsil etmesi için satıcı tarafından alıcıya verilen, elektronik ortamda düzenlenen bir belgedir. Bu sistem Gelir İdare Başkanlığı (GİB) tarafından oluşturulmuştur.
Asıl amacı, alım-satım sırasında gerçekleşmesi gereken süreci daha basit ve sistematik halde oluşturmaktır. İnternet üzerinden oluşturulan bu faturalar sayesinde günümüzde ciddi anlamda avantajlar elde edilmektedir.
Sekizbit e-Dönüşüm pratik ve modern bir arayüze sahip. Kestiğimiz tüm faturaları tek bir sayfada görebilmemiz işimizi kolaylaştırdı.
Hızlı geri dönüşleri ve her süreçte güler yüzle yardımcı oldukları için müşteri destek ekibine çok teşekkür ederim.
Fatura kesimi, gerçekleşen alışveriş sonrasında gerek alışverişi beyan etmek gerekse vergilendirme durumlarında gereklidir. Var olan bu faturalandırma sistemi manuel olarak gerçekleştirilmenin yanı sıra elektronik sistem üzerinden de gerçekleşmektedir. GİB tarafından ortaya koyulan bu sistem günümüzde binlerce kurum tarafından kullanılmaktadır.
Kısaca e-fatura, manuel olarak kesilen faturanın online ortamda oluşturularak kişi ya da firmalara elektronik olarak iletilmesi, saklanması ve düzenlenmesini kapsayan bir belge türüdür. Firmalar arasında var olan alışverişler de artık manuel olarak değil, kısa sürede platformlar aracılığıyla yapılmaktadır.
Tüzel kişi olmayan firmalara ya da insanlara düzenlenen elektronik faturaya e-arşiv fatura denmektedir. e-Faturada kurumsal anlamda faturalandırma yapılırken bu faturada böyle bir durum söz konusu değildir. Ancak her iki faturada da yer alması gereken zorunlu bilgiler aynıdır.
GİB tarafından bazı firmalar için e-fatura sisteminin kullanılması zorunlu hale getirilmiştir. 2022 yılı Temmuz ayı itibari ile e-fatura mükellefi olan firmalar:
e-Fatura sistemine geçiş yapmak oldukça kârlı bir işlem olduğundan yukarıda yer alan kriterleri sağlamayan firmalar da gönüllü olarak e-fatura sistemine geçiş yapabilirler.
Sistemlerin artık dijital veri tabanı üzerine kuruluyor olması birçok firma bazında değişimi de beraberinde getirmektedir. Online fatura kullanılması da bahsi geçen veri korunma ve işlenme yöntemlerinin başında gelmektedir. Var olan bu sistemin kullanılması karşılığında elde edilecek avantajlar şu şekilde bulunmaktadır:
Zaman Tasarrufu
Manuel olarak işlemlerin gerçekleştirilmesi ve bilgilerin alınması vakit kaybına neden olmaktadır. İşlemlerin internet üzerinden yapılması ile zaman tasarrufu sağlanır.
Verilerin Korunmasını Sağlar
Müşteri sayısı arttıkça kesilen faturaların saklanması zorlaşır. Veri korunmasını ve güvenliğini sağlamak amacıyla internet tabanlı korumaya geçilmektedir. Kullanılacak olan özel entegratör sayesinde 10 yıla varana kadar koruma sağlanmaktadır.
Yasal Anlamda Gereklilikleri Yerine Getirme:
Yasallaşan düzenlemeler kapsamında GİB özellikle bazı firmaların e-fatura sistemine geçmesini zorunlu kılmıştır. GİB ya da aracı firmalar (özel entegratörler vs.) sayesinde online fatura kesimine geçmek yasal anlamda uyumluluk sağlar. Yasal gereklilikleri sağlamak amacıyla kullanılması da herhangi bir aksaklık çıkmasına engel oluşturan bir avantajdır.
Nakitlerin Hızlı Aktarılması
Normal şartlarda faturaların iletilmesi ve bu fatura karşılığında ödemelerin alınması beklenmektedir. Kurumlardaki müşteri sayısından kaynaklı, fatura iletimlerinin uzun süre alması ödemeyi de geciktirmektedir. e-Fatura sistemi aracılığıyla sadece saniyeler içerisinde karşı tarafa fatura iletilebilmekte ve bu sayede nakit akışı kolayca sağlanabilmektedir.
Sürdürülebilirlik
Doğaya karşı sürdürülebilir olma kapsamında e-fatura sistemi doğru bir tercih olacaktır. Her bir fatura için kesilecek ağacın önüne geçmek ve bununla birlikte geri dönüşüm yükünü ortadan kaldırmak adına etkilidir. Firmalar sahip oldukları cirodan bağımsız olarak da e-fatura sistemine geçebilir ve birçok avantajdan faydalanabilir.
Günümüz şartlarında e-fatura başvuru yöntemi iki ayrı şekilde gerçekleşmektedir. Her bir yöntem esnasında fatura kesme amacı güden firmaların farklı aşamaları takip etmesi gerekir. Yöntemlere karar verildikten sonra izlenmesi gereken aşamaların sonucunda kısa sürede online fatura sistemine geçiş onaylanmaktadır. Kısacası iki farklı yöntemle e-fatura başvurusu yapılabilmektedir:
1 – GİB Aracılığı ile e-Fatura Sistemine Geçme:
Fatura kesecek olan firmaların bu sisteme başvurmadan önce e-imza ya da mali mühür elde etmesi gerekir.
İkinci etapta firmalar tarafından efatura.gov.tr adresine ya da GİB sitesine gidilmelidir. Site üzerinde yer alan e-fatura başvuru ya da kayıt sayfasına girilmelidir. Giriş sonrası firmaya ve firma sahibine dair kişisel bilgiler talep edilir. Talep edilen bilgilerin girişi sonrasında GİB tarafından inceleme yapılır ve sistemsel onay verilir.
2 – Özel Entegrasyon ile Sisteme Geçmek:
Özel entegrasyon sistemleri aracılığıyla bahsedilen online fatura sistemine girilebilmektedir. Firmaya bizzat link gönderilebildiği gibi özel firma bilgilerinin de paylaşılması talep edilebilir. Bu talep karşısında aracı firma tarafından bilgiler online fatura için doldurulmaktadır. Doldurulan bu bilgilerin incelemesi GİB tarafından sağlandıktan sonra onay verilmektedir.
Gerekli sistem elde edildikten sonra firmalar tarafından e-fatura kesimi oldukça basit bir şekilde gerçekleşebilmektedir. İşlem sadece iki aşamada tamamlanmaktadır. İlk aşamada faturaya dair temel bilgilerin girildiği kısım bulunmaktadır. Fatura kesilecek kişi ya da firmanın şirket ismi, kesilecek vergi dairesi gibi bilgiler girilmektedir.
İkinci aşamada ise faturanın iletileceği adres ve bu adrese dair diğer özel bilgilerin girişi yapılmaktadır. Kişi ya da kuruma ait kişisel bilgiler, e-posta adresleri ve adres bilgisi gibi aşamalar tamamlanmaktadır. Bu aşama sonrası fatura oluştur denildiğinde sadece saniyeler içerisinde tamamlama yapılır. Fatura oluştuktan sonra e-posta aracılığıyla fatura ilgili kişi veya kuruma iletilmektedir.
e-Arşiv fatura ya da e-fatura kullanabilmek için ekstra bir eğitim alınması gerekmemektedir. Zira kişi ya da kurumlar oldukça basit aşamalarla bu sistemi kullanabilmektedir. Yine de zorluk yaşanan aşamalarda bizimle iletişime geçerek yardım talep edebilirsiniz.
Bahsi geçen sistemi kullanan bireylerin portal üzerinde yapabileceği işlemler şu şekildedir:
Bu işlemler dışında faturanın silinmesi, müşteriye iletildikten sonra mümkün değildir. Keza müşteriye bildirilen faturalarda firma bazında da düzeltilme yapılamaz. Sadece faturanın ticari fatura olması durumunda karşı tarafın faturayı reddetme hakkı vardır.
Kullanılan sistem üzerinden online fatura sorgulama oldukça basit şekilde gerçekleşmektedir. Sisteme giriş yaptıktan sonra arama kısmında fatura numarası, kişi/kurum ismi veya düzenlenme tarihi gibi bilgiler girilerek sorgulama yapılabilir.
Var olan tüm faturalar arasında saniyeler içerisinde arama yapılır. Faturaya kayıtlı olan kişi ya da şirket ismi ile fatura örneği ortaya çıkar.
Sekizbit e-Dönüşüm e-Fatura Programı
Hemen Ücretsiz Deneyin!
Sekizbit e-Dönüşüm e-Fatura Programı Hemen Ücretsiz Deneyin!
Hemen Ücretsiz Deneyin!